Software para Oficinas : noviembre 2014

Lee el texto “Introducción”, posteriormente contesta las preguntas que te dictara tu maestra.

INTRODUCCIÓN

Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad específica, así, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa u organización.

Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales que no son otra cosa más que documentos combinado donde se divide la información por partes de objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las TABLAS, se crea una para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe. Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumplen con unos determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, además, actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole con los datos almacenados en las tablas. Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario. Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen cálculos basándose en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales. Todos los elementos anteriores y algunos más, como Macros y Módulos están organizados en Access en la ventana Base de Datos.

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente.

Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos digital.

Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior consulta.

¿Dónde se utilizan las bases de datos? Básicamente en cualquier lugar donde se trabaje con una computadora. La agenda telefónica que tiene tu teléfono celular es una base de datos, tu boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compañía de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avión. En fin, las aplicaciones actuales son muchísimas. De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y hojas de cálculo, las bases de datos no son la excepción. Sólo por mencionarlos, aquí te mostramos los nombres de algunos de ellos:

· Oracle.

· MySQL.

· Foxpro.

· Access.

· Interbase.

· Microsoft SQL Server.

Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es éste el que estudiaremos en este módulo.

Características de las bases de datos

· Una base de datos se compone de tablas.

·         No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
·         Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas).
·         Existe una relación entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal o campo llave.
Ventajas de las bases de datos
·         Obtener más información: La base de datos facilita al usuario obtener más información debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se tiene el privilegio).
·         Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si están autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la dirección de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, verán inmediatamente el cambio efectuado.
·         Se refuerza la estandarización: Debido a lo que se mencionó previamente, es más fácil estandarizar procesos,formas, nombres de datos, formas, etc.
·         Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estén trabajando en distintos sistemas.
·         Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.
·         Seguridad: La Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de seguridad para distintos tipos de Usuarios. En COBOL esta opción tendría que programarse.
·         Flexibilidad y rapidez al obtener datos - Aquí el usuario puede fácilmente obtener información de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones, por ejemplo matricula, numero de serie etc.

Recomiendo que veas estos Videos
Explican Conceptos Basicos, como es Tabla, Campo, Registro,

DIA DOS:

Es muy común para ti trabajar con la ventana de Word, de Excel, de Power Point, etc, pero es probable que nunca hayas utilizado las Bases de datos, y por consecuencia talvez nunca has utilizado la ventana de Acces. Por esta razón debes hacer lo siguiente:

Dibuja o Imprime la ventana de Access

Coloca los nombres de cada una de sus partes

Explica lo nuevo que no incluyen las otras aplicaciones de Office.

Para esto, será necesario que te ayuden con la información de la siguiente liga:

VENTANA DE ACCESS 2007

Comenzar a trabajar con Bases de Datos.
Video 1

Video 2

Video 3

ESTABLECER RELACIONES ENTRE TABLAS.

Como requisito indispensable para establecer una relación entre dos tablas es necesario que ambas tablas tengan un campo en común. Muy importante los campos que se utilicen para establecer la relación entre las dos tablas deben ser del mismo tipo (enteros, Texto, Memo, numérico, etc), mismo tamaño, el campo debe ser la clave principal en la tabla primaria.

Clave Principal:

Los campos clave principal son aquellos que me permiten identificar a los elementos o registros de una tabla. Es un campo único para cada registro. Por ejemplo, si la tabla es un listado de coches podríamos definir la matrícula como clave principal, ya que la matrícula identifica a los automóviles y es un dato único para cada uno.

Para definir un campo como clave principal en la vista diseño nos colocamos sobre el campo y accedemos a la opción Clave principal en la ficha Diseño.

LAS SIGUIENTES LIGAS TE SERVIRAN PARA ELABORAR TU PROYECTO.

ACCESS Bases de datos + Relaciones

https://www.youtube.com/watch?v=usmw6cZsGhg

ACCESS Bases de datos + Tablas + relaciones + consultas + formularios

https://www.youtube.com/watch?v=EOj1kqgdTNg

ACCESS tabla + consulta + formulario + informe en 6 minutos

https://www.youtube.com/watch?v=Is0JUuO8Q3E

ACCESS Consultas + Formularios en las Bases de datos

https://www.youtube.com/watch?v=ItNmOgQZ5lQ

EJEMPLO DE UNA BASE DE DATOS DE UNA BIBLIOTECA

https://www.youtube.com/watch?v=sEsMP3y69r0